Cette liste est neutre : elle vaut pour tous les fournisseurs, y compris nous. Demandez les réponses par écrit et, si possible, essayez le logiciel avec vos vraies données avant de signer.
Les obligations fiscales et réglementaires
1. Le logiciel est-il autorisé par Revenu Québec pour le Relevé 24?
Le guide RL-24.G prévoit que les relevés transmis par Internet (fichier XML) doivent l’être avec un logiciel autorisé par Revenu Québec. Au-delà de 50 relevés, cette transmission électronique est obligatoire. Demandez si le logiciel transmet lui-même les relevés, ou s’il se contente d’imprimer des formulaires. Revenu Québec publie la liste des logiciels autorisés dans la section Partenaires de son site.
2. D’où viennent les montants du Relevé 24?
La case C du relevé contient les frais réellement payés, pas les frais facturés. En service subventionné, la contribution réduite doit aussi figurer en case D. Demandez si les montants sont calculés à partir des paiements enregistrés, si le logiciel gère un relevé par parent payeur, et comment il produit un relevé modifié. Notre guide Relevé 24 en garderie détaille ces règles.
3. Le logiciel tient-il une fiche d’assiduité conforme?
Le Règlement sur les services de garde éducatifs à l’enfance exige une fiche d’assiduité mise à jour chaque jour, signée par le parent toutes les 4 semaines (titulaire de permis) ou toutes les 2 semaines (milieu familial), et conservée pendant 6 ans après la fin des services. Demandez comment les présences sont saisies, comment le parent signe et combien de temps les fiches restent accessibles.
Les parents et le quotidien
4. Y a-t-il une application pour les parents, et qui la paie?
Vérifiez qu’elle existe sur iPhone et Android, qu’elle est en français, et si elle est gratuite pour les parents ou facturée à part. Demandez ce que le parent y voit : journal de la journée, messages, soldes, documents. Si vous comptez y remettre les Relevés 24, sachez que Revenu Québec exige le consentement écrit préalable du parent pour une transmission électronique : le logiciel devrait vous aider à le recueillir et à le conserver.
5. Comment la facturation fonctionne-t-elle?
Demandez si le logiciel gère votre situation réelle : contribution réduite et frais supplémentaires permis en service subventionné (voir notre guide sur la contribution réduite 2026), ou vos propres tarifs en non subventionné. Vérifiez les modes de paiement pris en charge (virement Interac, prélèvement préautorisé, chèque) et la façon dont un paiement est associé au bon parent.
6. La paie québécoise est-elle incluse?
Si vous avez une équipe, demandez si le logiciel calcule la paie avec les retenues québécoises et fédérales (RRQ, assurance-emploi, RQAP, impôts), ou s’il faut un second outil. Demandez aussi comment le pointage des employés se relie aux feuilles de temps, et si les taux sont mis à jour chaque année par le fournisseur.
Les données et la Loi 25
7. Où sont hébergées les données, et qui y a accès?
Une garderie détient des renseignements sensibles : santé des enfants, numéros d’assurance sociale, situations familiales. La Loi sur la protection des renseignements personnels dans le secteur privé, modifiée par la Loi 25, prévoit notamment :
- une évaluation des facteurs relatifs à la vie privée pour tout projet d’acquisition d’un système d’information qui traite des renseignements personnels (art. 3.3);
- une évaluation semblable, et une entente écrite, avant de communiquer un renseignement personnel à l’extérieur du Québec (art. 17);
- l’obligation d’aviser la Commission d’accès à l’information et les personnes concernées d’un incident de confidentialité présentant un risque de préjudice sérieux (art. 3.5).
Demandez donc dans quel pays et dans quelle province les données sont hébergées, qui chez le fournisseur peut y accéder, et comment un incident vous serait signalé.
Ce guide ne constitue pas un avis juridique. L’application de la loi à votre service de garde (CPE, garderie ou milieu familial) peut varier : consultez la Commission d’accès à l’information ou un conseiller juridique.
8. Pourrez-vous récupérer vos données si vous partez?
Demandez quels exports sont offerts (enfants, parents, paiements, présences, relevés), dans quel format, et s’ils sont payants. La même loi exige d’ailleurs qu’un système permette de communiquer à une personne ses renseignements informatisés dans un format technologique structuré et couramment utilisé (art. 3.3).
Le prix, le contrat et le soutien
9. Le prix est-il affiché et facile à calculer?
Demandez le prix total pour votre nombre d’enfants et d’installations, ce qui est inclus dans chaque forfait, et ce qui est facturé à part : frais d’installation, formation, modules, application parents, frais par transaction. Demandez aussi comment les hausses de prix sont annoncées.
10. Qui transfère vos données au départ?
Ressaisir des dizaines de dossiers d’enfants et de parents peut prendre des jours. Demandez si le fournisseur importe vos données actuelles (fichiers Excel, exports d’un autre logiciel), à quel coût, et dans quel délai. Demandez aussi comment seront repris les paiements de l’année en cours, dont vous aurez besoin pour le Relevé 24.
11. Quelles sont les conditions du contrat?
Durée d’engagement, renouvellement automatique, préavis de résiliation, période d’essai, propriété des données : faites-vous remettre ces conditions par écrit avant de vous engager.
12. Le soutien est-il offert en français, et quand?
Demandez les heures de soutien, les moyens (téléphone, courriel, clavardage), le délai de réponse habituel en février, et si les personnes qui répondent connaissent les règles du Québec. Une période de Relevés 24 sans soutien disponible coûte cher.
Les réponses de Bellegestion
Puisque vous nous poserez ces questions, voici nos réponses courtes :
- Relevé 24 : produit à partir des paiements enregistrés, Sommaire 24 inclus, transmis électroniquement à Revenu Québec avec un logiciel certifié. Les parents retrouvent leur relevé dans leur espace et dans l’application. Voir le module.
- Présences : kiosque d’arrivée, fiches d’assiduité et journal de bord. Voir le module.
- Application parents : iPhone et Android, gratuite pour les parents. Voir l’application.
- Facturation : détection des virements Interac et prélèvements préautorisés. Voir le module.
- Inscriptions : liste d’attente et formulaires en ligne avec signature électronique. Voir le module.
- Paie : pointage du personnel et paie québécoise (RRQ, AE, RQAP, impôts). Voir le module.
- Hébergement : au Canada.
- Prix : par enfant, à partir de 1,50 $ par enfant par mois, avec 14 jours d’essai sans carte de crédit. Voir les prix.
- Transfert : gratuit. Comment ça fonctionne.